Если вы мыслите категориями LEAN, то считаете, что абсолютно все может и должно быть улучшено. Действительно, если службы компании работают все более эффективно, то иногда оказывается, что ту же работу может выполнять меньшее количество персонала.
Например, в одной компании в отделе кадров модернизировали программу бухучета, работники освободились от большой части рутинной работы, и поэтому теперь с тем же объемом справляется не 5 человек, как раньше, а 4. А в другой компании изменили систему складирования. Уменьшили складские запасы - теперь с имеющимися запасами смогут справляться 2 человека вместо 4. В третьей компании установили новый станок вместо устаревшего, и для его обслуживания теперь нужен 1 рабочий, а не 2.
Во всех этих случаях компании оптимизировали деятельность сотрудников, это шаг вперед. Но, несмотря на разные ситуации, в каждой из компании есть одно обстоятельство, одно последствие всех этих разных преобразований, которое объединяет эти компании. Какое? В результате оптимизации деятельности потребность в работниках стала меньше, поэтому возникает вопрос, как поступить с работниками, ставшими теперь ненужными. Они добросовестно выполняли свои должностные обязанности, не виноваты ведь они, что в компании произошли такие изменения. Законодательство и судебная практика в таких случаях, когда компании становится ненужной должность, вне зависимости от личности работника и его работы, предлагает такое основания увольнения, как сокращение (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Как показывает судебная практика, данные основания менее рискованные, в отличии от увольнения в связи с отказом от работы в измененных условиях труда, увольнения за дисциплинарные поступки и т.д.
С увольнением по соглашению сторон обычно проблем не возникает. Если на работника не оказывалось давления, и стороны договорились о сумме, то работники, как правило не оспаривает такое соглашение. С сокращением штата все не так просто. Ведь трудовым законодательством предусмотрены не только основание увольнения (должность стала работодателю не нужна), но и специальная процедура увольнения. Некачественное увольнение по сокращению штата может свести на нет всю проделанную ранее оптимизацию.
Давайте посчитаем, во что может вылиться некачественное увольнение по сокращению:
восстановление работника на работе в случае обращения в суд (ст. 394 ТК РФ), а также
выплата работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула (ст. 394 ТК РФ)
уплата процентов в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка на невыплаченную вовремя зарплату (ст. 236 ТК РФ)
возмещения морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя (ст. 237 ТК РФ)
оплата судебных расходов (ст. 88 ГПК РФ)
штраф по ст. 5.27 КоАП РФ в случае обращения работника в инспекцию труда.
И это только на одного работника. А если таких работников много?
Один из 7 классических видов потерь в LEAN – дефекты. На мой взгляд, это будут именно такие потери - из-за дефектов в оформлении документов по сокращению. Поэтому тем, кто придерживается идей «Бережливого производства», следует придерживаться и правил «Бережливого сокращения».
Эти правила изложены в трудовом законодательстве и сформированы судебной и правоприменительной практикой. Давайте вспомним их.
Шаг 1. Решение о сокращении работников закрепляем приказом. Что в нем укажем? Во-первых, причину, по которой приходится сокращать персонал, например, «в целях сокращения затрат и оптимизации организационно-штатной структуры и повышения эффективности деятельности». Во-вторых, действия, которые планируем предпринять (краткий план мероприятий по сокращению):
Сократить и исключить должности из штатного расписания
Уведомить работников не позднее…
Уведомить органы занятости не позднее…
Предлагать работникам вакансии в течение всего срока уведомления
В-третьих, кому поручаем работу по сокращению штата (чаще всего - это работники отдела персонала).
Шаг 2. Теперь, когда решение о сокращении официально принято, надо выбрать, кого именно (пофамильно) придется сокращать. Для этого, прежде всего, определим, кого сокращать нельзя ни в коем случае (ст. 261 ТК РФ):
Беременная женщина;
Женщина, имеющая ребенка в возрасте до 3-х лет;
Одинокая мать, воспитывающая малолетнего ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет;
Лицо, воспитывающее малолетнего ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет без матери;
Родитель, если он:
а) единственный кормилец ребенка до 3-х лет или ребенка-инвалида до 18-и лет,
б) семья из трех и более детей до 14 лет,
в) другой родитель не состоит в трудовых отношениях.
А для москвичей дополнительный список (см. Московское трехстороннее соглашение на 2013-2015 годы):
Одновременное увольнение работников, которые являются членами одной семьи;
Выпускники в первые два года работы после окончания обучения.
Шаг 3. После того как из списка сокращаемых мы вычеркнули всех вышеуказанных граждан, переходим к следующему этапу - учету преимущественного права. Ст. 179 ТК РФ требует, чтобы работодатель при сокращении оставил на работе работников с более высокой производительностью труда и квалификацией. Если формально квалификацию определить несложно – достаточно изучить документы об образовании (дипломы) и стаже работе (трудовая книжка), то определить производительность по формальным признакам не удастся. Здесь и пригодится все то, что компания уже делала для нормирования труда и определения производительности работников.
Например:
Для рабочих производительность будет выше у того, кто выполняет нормы выработки, чем у того, кто не выполняет;
Для обслуживающего персонала (например, кассиры на кассе) – у того, кто выполняет нормы обслуживания;
Для менеджеров по продажам – у того, кто выполняет (или перевыполняет) план продаж;
Для офисного персонала (юристов, кадровиков, бухгалтеров) – например, у того, кто выполняет план поручений на месяц или выполняет KPI.
Если же компания никак не нормировала ранее труда работников, то придется заняться этим сейчас, потому что суд в случае спора попросит доказать, что работник уволен, а его коллеги оставлены потому, что у них была более высокая производительность (см., например, определение суда от 12.02.2014 № 33-356-2014).
Принимать решение о том, у кого имеется преимущество, будет комиссия, созданная приказом работодателя. На своем заседании комиссия должна оценить производительность кандидатов на сокращение и оставить на работе работников с более высокой производительностью. А среди работников с равной производительностью оставить тех, у кого есть предусмотренные ст. 179 ТК РФ преимущества:
семейные - при наличии двух или более иждивенцев;
лица, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
работники, получившим у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
инвалиды боевых действий;
повышающие квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Обратите внимание, что преимущественное право учитывать не надо, если сокращаемая должность единственная в организации или в данном отделе.
Шаг 4. Теперь, когда определены конкретные работники, которых придется уволить, компания уведомляет их о сокращении за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Уведомление оформляется письменно и вручается работнику под роспись. Этот этап, на мой взгляд самый ответственный. От того, как мы поговорим с работником, как объясним причины его увольнения будет зависеть, как сложатся наши дальнейшие отношения по поводу увольнения. Например, в одной компании, когда работницу, отработавшую 15 лет, пригласили к руководству, она подумала, что ее наградят за добросовестный труд. И когда ей вручили уведомление, пришлось вызывать скорую – работницу увезли в больницу с инфарктом. В другой компании так уведомили работника о сокращении, что он из переговорной сразу же отправился в инспекцию труда.
Чтобы этого избежать, предлагаем несколько практических советов, как вести с работником переговоры о сокращении штата:
Когда собираетесь сообщать работнику о сокращении, возьмите с собой еще двух работников. В случае спора они могут засвидетельствовать, что права работника были соблюдены;
Сообщите, что компания вынуждена сокращать персонал из-за экономической ситуации, кризиса, необходимости экономии и т.д.;
Покажите работнику приказ о сокращении, если там сокращаются и другие должности. Тогда ему не будет так обидно, ведь сокращают не его одного;
Сообщите работнику что увольнение не связано с его работой и личностью;
Не употребляйте фразы «мы Вас увольняем, Вас сокращают». Скажите: «Компания вынуждена сокращать персонал. Вот ваше уведомление…»;
Скажите, что компания собирается соблюдать все права работника согласно трудовому законодательству;
Опишите работнику процедуру сокращения и скажите о выплачиваемых пособия;
Если компания готова расстаться с работником по соглашению сторон - сейчас самое время об этом сказать. Но предложение менее 5 окладов работник вряд ли примет, ведь именно столько он надеется получить при сокращении. Хотя, в настоящее время работники иногда соглашаются и на 3-4 оклада;
Предложите для рассмотрения соглашение и выясните, готов ли работник его рассматривать;
Если готов, установите время, в течении которого он должен это сделать. Зафиксируйте актом вручение проекта соглашения работнику, отразите договоренность о времени рассмотрения проекта;
Скажите, что вы можете покинуть работника на время, чтобы он смог проконсультироваться со своим юристом (даже если у него нет своего юриста, это будет ему приятно);
Спросите, все ли понятно в уведомлении о сокращении;
Попросите работника расписаться на вашем экземпляре уведомления. Обратите внимание, следует попросить работника расписаться в уведомлении, даже если ему вручен проект соглашения о расторжении. Ведь он может так и не согласиться с соглашением, и тогда уведомление также останется неподписанным;
Если работник отказывается – зачитайте уведомление вслух и после его ухода составьте со свидетелями акт об отказе от подписи;
Уточните, не осталось ли у работника вопросов;
Заверьте его, что если вопросы появятся, вы готовы его выслушать и постараться сделать все возможное, чтобы расставание было комфортным;
Поблагодарите за сотрудничество;
Оставайтесь максимально хладнокровным даже при бурных реакциях работника. В любом случае необходимо по крайней мере зачитать вслух уведомление или хотя бы его основную часть (о факте сокращения).
Шаг 5. Не забывайте уведомить службу занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 «О занятости населения в Российской Федерации») за два месяца до увольнения работников или за три месяца при массовом увольнении. Критерии массовости - см. региональные или отраслевые соглашения (например, Московское трехстороннее соглашение на 2013-2015 годы).
Если в организации есть профсоюз - не забудьте уведомить его в те же сроки (ст. 82 ТК РФ, п. 24 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
Шаг 6. Если у компании имеются вакансии, их следует предлагать сокращаемому работнику по мере их появления (ст. 81 ТК РФ), но, как следует из практики, не менее трех раз - в начале двухмесячного срока, в середине и в конце. Нередко суды восстанавливают работников именно из-за того, что не все вакансии были предложены. Суды тщательно сверяют, совпадают ли штатные расписания и предложения о вакансиях (см., например, определение суда от 02.02.2015 по делу N 33-949/2015, А-9).
Конечно лучше, чтобы вакансий не было. Поэтому до начала процедуры лучше убрать из штатного расписания все имеющиеся вакансии. И если кто-то из работников увольняется по собственному желанию, и вы не хотите предлагать эту вакансию, то ее тоже надо из штатного расписания исключить.
Если у Вас много сокращаемых работников и много вакансий, обратите внимание, что кому из сокращаемых какие вакансии предлагать первыми – решает работодатель, что подтверждается и решениями судов (см., например, определение от 25.07.2013 по делу N 33-1804). При этом временно свободные должности (например, если работница в декрете) работодатель предлагать не обязан (см., например, определение суда от 29.05.2014 N 4г/8-3516).
Шаг 7. Если все указанные этапы праведны, то остается лишь тщательно оформить увольнение работка по истечении 2 месяцев предупреждения. Какие документы следует оформить?
Приказ об увольнении (форма Т-8, Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. N 1 или форма организации);
Записка - расчет (форма Т-60, Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. N 1 или форма организаций);
Трудовая книжка (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
Личная карточка (п. 41 Постановления N 225);
Роспись в книге учета трудовых книжек (п. 41 Постановления N 225);
Справка о сумме его заработка, на который начислялись страховые взносы в ФСС (ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ);
Справка со сведениями о начисленных и уплаченных страховых взносах в Пенсионный фонд РФ (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996
Шаг 8. Завершающий этап – выполняем необходимые при увольнении действия:
Работник должен расписаться в трудовой книжке, приказе, личной карточке (отказывается – составляем акт);
Проверяем, есть ли подписи на других документах, просим расписаться (отказывается – составляем акт);
Просим вернуть имущество, документы, передать дела по акту приема-передачи (отказывается – составляем акт);
Производим расчет (ст. 140 ТК РФ), выплачиваем не только зарплату и компенсацию неотгулянного отпуска, но и пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ);
Выдаем трудовую книжку, справки (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ) (если нет – направляем запрос согласия на отправку);
Исключаем из штатного расписания эту должность (см., например, определение от 05.05.2015 г. по делу N 33-3752/2015) и не вводим такую же или сходную по должностным обязанностям должность несколько месяцев спустя (см. определение от 05.05.2015 г. по делу N 33-3752/2015);
Желаем работнику успехов!
Можно ли праздновать удачное сокращение? Нет, еще рано. Работник вправе получить еще одно пособие в размере среднего месячного заработка по истечении второго месяца после увольнения (ст. 178 ТК РФ) в случае, если он не нашел работу. Для этого он должен явиться в компанию и показать трудовую книжку без записей о трудоустройстве. Тоже самое он может сделать и по истечении третьего месяца. Но при этом у него еще должно быть и решение службы занятости. Оно выдается работнику, если он в течении 2 недель с момента увольнения встал на учет в службу занятости и не был ею трудоустроен.
Кроме того, ТК РФ предусматривает срок обжалования любого увольнения в суд - 1 месяц, а срок по иным трудовым спорам (например, по поводу расчета при увольнении, записи в трудовой книжке и т.д.) – 3 месяца. Что касается обжалование действий работодателя в инспекцию труда, судебная практика устанавливает, что тот же (максимально 3-х месячный срок) применяется и при таком обжаловании (см. определение Верховного Суда от 28.06.2006 г. № 11-В06-8, определение суда от 23.09.2013 г. № 33-14146/13).
Обратите внимание, что срок обращения в суд может быть восстановлен судом по заявлению работником (ст. 392 ТК РФ), если у него были уважительные причины пропуска сроков обращения (болезнь, уход за больными членами семьи, непреодолимая сила и т.д.). То есть и по стечению 5-6 месяцев работник может обратиться в суд. Однако, если работодатель заявит о пропуске срока, и работник не сможет доказать уважительную причину, то суд откажет работнику. Таким образом, по истечении трех месяцев после увольнения работника по сокращению штата риски для компании значительно снижаются.
Теперь, пожалуй, можно сказать, что мы провели «бережливое сокращение», сокращение без лишних расходов.
Источник: lean-center.ru