Быть работодателем – это не только получать прибыль в результате работы работников, это и ответственность за соблюдение прав работников, а в некоторых случаях за их жизнь и здоровье. Именно для защиты интересов граждан законодатель предусмотрел в КоАП РФ ряд статей, устанавливающих ответственность работодателей за те или иные действия, нарушающие права работников.
По статистике Роструда наиболее частыми поводами для привлечения служат следующие нарушения:
нарушения в сфере оплаты и нормирования труда - 20%
нарушения в сфере оформления трудового договора - 14%;
нарушения требований охраны труда - 46%.
На остальные 20 процентов приходятся другие нарушения в сферах: предоставление отпусков, направление в командировки, оформление трудовых книжек, привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности, гарантии отдельным категориям работников и т.д.
Чтобы не «попасть впросак», когда придет инспектор, и уберечь компанию от убытков, связанных с выплатой штрафов, давайте проведем проверку кадровых документов или, как его еще называют, «кадровый аудит». Для этого можно пригласить специализированную компанию, но, если средств для этого мероприятия не выделено, можно обойтись и своими силами.
Какие документы обязательно проверит инспектор по охране труда, мы уже рассказывали. Приведение в порядок этих документов снизит риски компании почти на 50% (судя по статистике).
Следующими по степени риска являются документы, связанные с оплатой труда и трудовые договоры. На что же будет обращать внимание инспектор?
Прежде всего, он проверит локальные нормативные акты компании. Проверку этих документов не избежать при любой проверке.
Поэтому проверяем, имеются ли обязательные локальные нормативные акты. Прежде всего – правила внутреннего трудового распорядка (далее – «ПВТР») (ст. 189 ТК РФ), локальный акт об оплате труда, например, положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ), локальный акт о защите персональных данных, например, положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ). По мнению Роструда, к обязательным локальным актам относятся также график отпусков и штатное расписание (Письма от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1 от 31.10.2007 N 4414-6). Будем и мы придерживать этого мнения, так безопаснее.
Являются ли обязательными локальными актами должностные инструкции? Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 говорит о том, что обязанности работника можно предусмотреть и в трудовом договоре, поэтому штрафа при отсутствии должностной инструкции быть не должно.
Какие еще локальные акты станут обязательными, зависит от специфики вашей работы. Если работники ездят в командировки, то обязательным будет положение о командировках (ст. 168 ТК РФ), если мы планируем премировать работников, то оформляем положение о премировании (или включаем эти нормы в положение об оплате труда) (ст. 135 ТК РФ).
ПВТР должно называться именно так и иметь все разделы, предусмотренные ст.189 ТКРФ, инспекторы труда ревностно проверяют это. Иные локальные акты могут быть названы как угодно работодателем и иметь любую структуру.
Внимание, ошибка!
Станет ли документ локальных актом, если он просто размещен в интранете компании? Нет, локальный нормативный акт должен существовать на бумажном носителе и быть подписан генеральным директором компании, иначе будет считаться, чтобы он не существует. Кроме того, все работники должны быть ознакомлены с локальными актами, которое их касаются (в любом случае с ПВТР и положением об оплате) под роспись (ст.68 ТК РФ).
Теперь проверим содержание локальных актов. Главный принцип локальных актов - не ухудшить положение работника (ст. 8 ТК РФ,) ухудшающие положения не будут применяться. Что это значит? Например, организация решила предусмотреть в локальном акте порядок оформления работником отпуска. И прописала в ПВТР, что работник обязан подать заявление об отпуске за 2 недели до отпуска, даже если отпуск по графику. Но ведь согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работника извещает работодатель под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому, предусматривая обязанность направить заявление, компания налагает на работника локальным актом дополнительную обязанность, не предусмотренную ТК РФ, то есть ухудшает его положение. Проверьте, нет ли таких и подобных положений в ваших локальных актах.
Что касается оплаты труда, то в ПВТР и Положении об оплате труда необходимо проверить, правильно ли установлены даты выплаты заработной платы, а именно:
Даты должны быть определенные, не допускаются слова «не позднее», «в срок с… по..»
Выплаты не менее двух раз в месяц (ст.136 ТКРФ)
Между выплатами не более 16 дней (Рекомендации МОТ № 85)
Выплаты не позднее 15 дней после окончания периода, за который выплачивается зарплату (ст. 136 ТК РФ, недавние изменения!)
Положения об индексации в локальных актах следует включать, как показывает судебная практика (определении Конституционного Суда РФ от 17.07.2014 № 1707-О, определение от 07.05.2014 г. № 33-1287-2014). Другое дело, что судебная практика пока не дает точных ответов, какой должен быть процент индексации и какая периодичность, здесь возможны варианты.
Заработная плата за первую половину месяца (аванс) должна быть рассчитана не условно (например, 40% оклада), а с учетом фактически отработанного времени сотрудника (Письмо Роструда от 8.09.2006 года N 1557-6).
Также инспектор обязательно проверит платежные и расчетные ведомости, подтверждающие выплату заработной платы. Ведь если работодатель выплачивал зарплату не в даты, указанные в локальных актах, это также будет рассматриваться как нарушение.
После того, как самые частые ошибки в локальных катках исправлены, переходим к проверке трудовых договоров.
Уверена, что ваша компания оформляет трудовые договоры с работниками, ведь отсутствие трудовых договоров - это вопиющее нарушение ст.16 ТК РФ. Но важно проверить содержание трудового договора, ведь за ненадлежащее оформление трудового договора также предусмотрен штраф по ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ.
Что проверяем в трудовом договоре:
Наличие сведений и обязательных условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ. Наиболее частая ошибка- работодатели не указывают, в каких условиях трудится работник. Инспекции труда придерживаются практики, что отсутствие класса условий труда в трудовом договоре со ссылкой на отчет о спецоценке является ненадлежащим оформлением трудового договора (см., например, решение от 12.04.2016 по делу N 7-4048/2016).
Пропишите в трудовом договоре фиксированную часть заработной платы цифрами и словами. Ошибкой будет указывать «согласно штатному расписанию» без указания конкретных цифр. Если у работника тарифная ставка- укажите размер тарифной ставки, если оклад- размер оклада. Но как быть, если работник – сдельщик? На практике поступают так: устанавливают в трудовом договоре оклад в размере МРОТ для данного региона и указывают, что остальная часть заработной платы является сдельной и рассчитывается исходя из сдельных расценок, установленных локальными нормативными актами.
Не забудьте продублировать сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ)
Укажите, что из суммы зарплаты удерживаются налоги и другие обязательные платежи (это относится, например, к алиментам), чтобы не возникло разногласий с работниками по поводу того, какая сумма приходится «на руки»
Не забудьте прописать обязательные надбавки, например, «северные», «за вредность» и т.д.
Срок трудового договора - является одним из обстоятельств, проверяемых инспекцией. Перечень возможных оснований для срочного трудового договора указан в ст. 59 ТК РФ, поэтому кроме даты начала и окончания (или обстоятельств, прекращающих договор) необходимо указать также основание срочности со ссылкой на эту статью.
В трудовом договоре мы обязаны предусмотреть режим рабочего времени, если только он отличается от установленного в ПВТР (ст. 57 ТКРФ). В каких случаях это может произойти? Например, если работает совместитель. В его договоре мы должны указать конкретные дни и часы работы. Об этом работодатели нередко забывают.
Если в локальных актах обнаружены ошибки, следует внести приказом работодателя дополнения и изменения в локальные акты. При обнаружении ошибок в образце трудового договора, которым пользуется компания, следует также внести в него изменения. Сложнее обстоит дело с внесением изменений в действующие трудовые договоры, для этого с работниками следует подписать дополнительные соглашения.
Итак, если теперь все в порядке с трудовыми договорами и оплатой труда, риск снижается ещё на 34% (см. статистику выше).
Какие еще документы может просить инспекция?
Приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним (различные виды отпусков)
Табели учета рабочего времени за период, предшествующий проверке
Личные карточки Т-2
Документы по поводу трудовых книжек:
Приказ о назначении лица ответственного за ведение трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Трудовые книжки
Справки о наличии отдельных категорий работников (беременные, обучающиеся, с детьми до трех лет и т. д.). При их наличии - могут быть запрещены документы по предоставлении гарантий этим категориям
Приказы о направлении в служебную командировку (при наличии командировок)
Приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии взысканий)
Приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии)
Трудовые книжки, личные карточки, приказы на отпуск, приказы на командировки, как правило, не проверяются все. Инспектор обычно делает определенную выборку за период, непосредственно предшествующий проверке.
Если для оформления приказов на отпуск и командировки, личных карточек вы используете унифицированные формы (утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. N 1), проверьте правильность их заполнения и наличия подписей как руководителя, так и работника. Если Вы используете собственные формы для приказов и измененную форму для личной карточки, не забудьте проверить, имеется ли приказ по компании об утверждении форм или изменений в унифицированные формы.
Трудовые книжки и иные касающиеся их документы должны быть заполнены согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 и Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 г. N 69. Наиболее частые ошибки при заполнении трудовых книжек:
несвоевременное внесение записей
несоответствие должностей работников трудовому договору или штатному расписанию
несоответствие оснований увольнения ТК РФ
отсутствие подписей (ответственного за заполнение книжек, работника) и печати работодателя при оформлении увольнения
ошибки в заполнении первой страницы трудовой книжки
не вшит, а вложен вкладыш
записи о работе произведены на страницах «сведения о вознаграждениях» и т.д.
По итогам кадрового аудита составляется отчет о кадровом аудите, в котором указывается, какие документы проверялись и какие ошибки были выявлены. После этого оставляется план исправления ошибок в кадровых документах и вносятся исправления в соответствии с этим планом.
Желаем, чтобы инспектор труда ушел от вас расстроенным, потому что ему не удалось найти ни одной ошибки!
Источник: lean-center.ru