Когда работодатель принимает работника на работу на должность, предусматривающую работу непосредственно с материальными ценностями (товарами, деньгами, материалами и т.д.), то надеется, что работник будет добросовестно выполнять свои обязанности добросовестно и не допустит уничтожение, порчу, недостачу этих материальных ценностей. С такими работниками, как правило, работодатели заключают договор о полной материальной ответственности.
Но не всегда работники относиться к имуществу компании должным образом. В таких случаях у работодателя появляется вполне объяснимое желание взыскать с работника причиненный ущерб.
Но если сделать это неправильно, работник может обратиться в суд, и вернуть взысканные суммы, а также обязать работодателя выплатить моральный вред. А инспекция труда, в случае обращения работника, может привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Рассмотрим, как правильно взыскать ущерб, причиненный компании, с материально — ответственного работника.
Шаг 1. Фиксируем причинение ущерба
Если выявлено, что компании причинен материальный ущерб, то наличие ущерба нужно зафиксировать. При этом ст. 238 ТК РФ указывает, что ущерб должен быть прямым и действительным, то есть реальное уменьшение имущества или ухудшение состояния имущества (а не убытки или упущенная выгода).
Например, материально-ответственный работник склада допустил недостачу вверенного ему товара. Стоимость этого товара также будет являться прямым действительным ущербом.
Какими документами можно зафиксировать причинение ущерба? Это может быть служебная или докладная записка лица, обнаружившего ущерб. Для закрепления факта причинения ущерба следует провести внеплановую инвентаризацию (если не было плановой) ведь согласно п. 27 Приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества, а также в случае стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций.
Если проводилась плановая инвентаризации имущества, то по ее итогам, лицу, ответственное за проведение инвентаризации следует доложить об обнаруженном ущербе руководителю для принятия мер.
Например, служебная записка может выглядеть так.
Пример служебной записки
Генеральному директору
ООО «Раунд»
Жеребкову В.В.
От главного бухгалтера
Ю.А. Федорова
Служебная записка
02.08.2016 на складе, расположенным по адресу: г. Москва, Ярославское шоссе, стр. 11 на основании приказа от 01.08.2016 № 66 произведена плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей. Согласно инвентаризационной описи, сличительной ведомости была выявлена недостача товарно-материальных ценностей, а именно: готовой продукции на сумму 25 тыс. руб. 00 коп. (двадцать пять рублей 00 коп.). 25.07.2016 в ходе служебной проверки комиссия провела осмотр всей территории Склада. При этом следов взлома, проникновения посторонних лиц при осмотре помещения не выявлено, сообщений в правоохранительные органы.
В силу приказа от 01.04.2015 № 45 склад обслуживает кладовщик Мухин Антон Михайлович.
Предлагаю провести проверку для установление виновных лиц и принятие необходимых мер.
Главный бухгалтер Федоров Ю.А. Федоров
Шаг 2. Создаем комиссию о проведении проверки
Такая проверка обязательна согласно ст. 247 ТК РФ. Для проведения проверки следует издать приказ о создании комиссию.
В приказе:
Пример приказа о создании комиссии.
Общество с ограниченной ответственностью «Раунд»
ПРИКАЗ
10.08.2016
№73 Москва
О создании комиссии по проведению служебной проверки
В связи с выявлением факта наличия недостачи на складе готовой продукции ООО «Раунд» по результатам плановой инвентаризации товарно-материальных ценностей от 02.08.2016, согласно ст. 247 Трудового кодекса РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Председатель: директор по персоналу А.К. Павлова
Члены комиссии: главный бухгалтер Ю.А. Федоров;
юрисконсульт Д.А. Коев;
начальник службы безопасности А.С. Зуев.
Генеральный директор Жеребков Жеребков В.В.
С приказом ознакомлены:
Павлова А.К. Павлова 10.08.2016
Федоров Ю.А. Федоров 10.08.2016
Коев Д.А. Коев 10.08.2016
Зуев Д.А.Зуев 10.08.2016
Шаг 3. Проводим проверку
Согласно ст. 233 ТК РФ для привлечения работника к материальной ответственной, необходимо доказать следующее (см. п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 г. N 52):
— наличие ущерба (то есть что-то должно быть сломано, испорчено, украдено и так далее);
— совершение работником неправомерных действий (или бездействий), т.е. нарушающих нормы законодательства или локальных актов компании;
— вина работника в причинении работодателю такого ущерба (умысел или по неосторожность);
— наличие причинной связи между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.
Сбором и таких доказательств и следует заняться комиссия. Комиссия надлежит собрать и изучить документы: акт инвентаризации, служебные записки, возможно документы из суда или административных органов о привлечении к ответственности, договоры о мат. ответственности, акты о вручении имущества и так далее.
Но самое главное — это истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба, как обязывает ст. 247 ТК РФ, ведь тем самым мы выясняем наличие вины работника. Лучше вручить работнику специальное уведомление о необходимости дать такие пояснения. Срок подготовки работником объяснения ТК РФ не регламентирован. Поэтому можно ориентироваться на ст.193 ТК РФ, которая отводит на представление объяснений два рабочих дня. Если по истечении этого срока работник не представил объяснений, то следует оформить акт (ст. 193 ТК РФ).
Приведем пример документов, которые можно оформить при запросе объяснительной ку работника.
Пример требования о предоставлении объяснений
Обществ ос ограниченной ответственностью «Раунд»
Мухину Антону Михайловичу
Требование о предоставлении письменных объяснений от 15.08.2016
Уважаемый Антон Михайлович!
В результате проведенной служебной проверки по факту наличия недостачи на складе готовой продукции было выявлено причинение Вами ущерба ООО «Раунд» (далее – «Компании») на сумму 25 000 рубля.
В связи с проведением служебной проверки по факту наличия недостачи на складе готовой продукции по адресу: г. Москва, Ярославское шоссе, стр. 11, просим Вас предоставить письменные объяснения о причинах наличия недостачи на складе в сумме 20 000 рублей.
На основании изложенного и в соответствии с ч. 2 ст. 247 Трудового кодекса Российской Федерации просим Вас в срок до 18 часов 17 августа 2016 года предоставить указанные письменные объяснения лично директору по персоналу Павловой А.К. в офис Компании по адресу: г. Москва, ул. Сеченова, 23, офис 5 в будние дни с 09 до 18, контактный телефон (495) 565-33-21.
В случае если письменные объяснения не будут предоставлены Вами в установленный срок, Компания оставляет за собой право считать это отказом от их предоставления.
Генеральный директор Жеребков Жеребков В.В.
Экземпляр Требования получил:
Мухин А.М. Мухин 15.08.2016
Пример акта об отказе от вручения требования о предоставленнии объяснений
Обществ ос ограниченной ответственностью «Раунд»
Акт
об отказе от вручения документа
г. Москва 15.08.2016
Мною, директором по персоналу А.К. Павловой,
В присутствии
главного бухгалтера Ю.А. Федорова;
юрисконсульта Д.А. Коева,
составлен настоящий акт о нижеследующем:
Мухину А.М. был предложено для вручения Требование о предоставлении письменных объяснений от 15.08.2016 г. по факту наличия недостачи на складе готовой продукции на сумму 25000 рубля.
Вариант 1. Мухин А.М. от ознакомления с Требованием о предоставлении письменных объяснений от 15.08.2016 г. отказался. Документ были зачитаны Мухину А.М. вслух директором по персоналу А.К. Павловой. Мухин А.М. от росписи об ознакомления с указанным документом отказался.
Вариант 2. С Требованием о предоставлении письменных объяснений от 15.08.2016 г. Мухин А.М. ознакомился, но от росписи об ознакомления с указанным документом отказался.
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
Директор по персоналу Павлова А.К. Павлова 15.08.2016
Главный бухгалтер Федоров Ю.А. Федоров 15.12.2016
Юрисконсульта Коев Д.А. Коев 15.08.2016
Пример акта об отсутствии объяснений
Обществ ос ограниченной ответственностью «Раунд»
Акт
об отсутствии объяснений
г. Москва 18.08.2016
Мною,
директор по персоналу А.К. Павловой,
В присутствии
главного бухгалтера Ю.А. Федорова;
юрисконсульта Д.А. Коева,
составлен настоящий акт о нижеследующем:
15 августа 2016 года Мухину Антону Михайловичу было направлено письменное требование о предоставлении письменных объяснений по факту наличия недостачи на складе готовой продукции в сумме 25 000 рублей.
Вариант 1.
Указанное требование было вручено Мухину А.М. под роспись 15.08.2016.
Вариант 2.
От вручения данного требования Мухин А.М. отказался, о чем был составлен акт от 15.08.2016.
Письменные объяснения от Мухина А.М. по указному выше факту до настоящего момента (10 часов 30 минут 18 августа 2016 года) не поступали.
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
Директор по персоналу Павлова А.К. Павлова 18.08.2016
Главного бухгалтера Федоров Ю.А. Федоров 18.08.2016
Юрисконсульта Коев Д.А. Коев 18.08.2016
Шаг 4. Оформляем акт проверки
По итогам проверки составляем акт работы комиссии. Это и будет основной документ для привлечения к ответственности. Что указать в акте работы комиссии, нам в том числе, подсказывает Пленум Верховного суда (Постановление от 16.11.2006 г. N 52), ведь это придется доказывать в суде. Поэтому лучше не ограничиваться 2-3 предложениями, а указать подробно. Например, следующее:
кто, когда, где обнаружил нарушения;
дату, место и точное время составления акта;
основание и время проведения проверки;
ФИО и должности членов комиссии;
какие документы рассматривались, сведения о проделанной работе;
время, место и обстоятельства нарушения;
описание противоправности поведения (указанием пунктов нарушенных документов);
причины и условия совершения нарушения;
был ли заключен договор о мат. ответственности, как были переданы материальные ценности работнику, как соблюдались компанией условия хранения (при полной материальной ответственности — для материально-ответственных лиц);
что указывает в объяснительной записке работник;
что показывают свидетели (при наличии);
отсутствие (наличие) обстоятельства, исключающих ответственность работника;
причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом;
размер причиненного ущерба и то, как он был определен;
предлагаемые меры наказания (учитывая личные и деловые качества виновных лиц) или иные дальнейшие действия;
выводы комиссии: рекомендует ли комиссия привлечь работника к ответственности или нет.
Акт подписывается всеми членами комиссии. С актом нужно ознакомить работника, под роспись. В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт.
Пример акта проведения проверки
Общество с ограниченной ответственностью «Раунд»
Акт №2
о проведении служебной проверки
г. Москва 18.08.2016
Составлен комиссией:
Председатель: директор по персоналу А.К. Павлова
Члены комиссии: главный бухгалтер Ю.А. Федоров;
юрисконсульт Д.А. Коев;
начальник службы безопасности А.С. Зуев.
На основании приказа генерального директора ООО «Раунд» от 10.08.2016 № 73 «О создании комиссии по проведению служебной проверки» в период с 11.08.2016 по 18.08.2016 специально созданная комиссия провела служебную проверку по фактам наличия недостачи на складе готовой продукции ООО «Раунд» (далее – Склад). Цель проверки: установление размера причиненного ущерба, выявление причин возникновения ущерба и виновных в этом лиц. Результаты проверки следующие.
02.08.2016 на Складе, расположенным по адресу: г. Москва, Ярославское шоссе, стр. 11 на основании приказа от 01.08.2015 № 26 произведена плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей. Согласно инвентаризационной описи, сличительной ведомости [п. п. 1, 2 приложения] была выявлена недостача товарно-материальных ценностей, а именно: готовой продукции на сумму 25 тыс. руб. 00 коп. (двадцать пять рублей 00 коп.).
В силу приказа от 01.04.2015 № 45 [п. 3 приложения] Склад обслуживает кладовщик Мухин Антон Михайлович. Согласно договору о полной материальной ответственности от 01.04.2015 № 11, указанный работник принял на себя полную материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему материальных ценностей на Складе, расположенном по адресу: г. Москва, Ярославское шоссе, стр. 11 [п. 4 приложения]. Факт передачи Мухину А.М. товарно-материальных ценностей на Складе зафиксирован в акте от 01.04.2015 № 7 [п. 5 приложения]. Также работник 01.04.2015 ознакомлены под роспись с должностной инструкцией кладовщика [п. 6 приложения], п. 3.5 которой предусматривает обязанность по обеспечению сохранности вверенного имущества. Для сохранности имущества Склад оборудован автоматически запирающимися воротами, охранной сигнализацией и ведется видеозапись прибывающих и выбывающих лиц и автотранспортных средств.
14.08.2016 в ходе служебной проверки комиссия провела осмотр всей территории Склада. При этом следов взлома, проникновения посторонних лиц при осмотре помещения не выявлено, сообщений в правоохранительные органы. В течение всего времени работы в должности кладовщиков от Мухина А.М. не поступало обращений к работодателю по поводу невозможности исполнения своих должностных обязанностей в связи с отсутствием условий для сохранности имущества.
15.08.2016 по факту недостачи на Складе у кладовщиков Мухина А.М. были затребованы объяснения в письменном виде [п. 7 приложения] со сроком предоставления до 18 часов 17.08.2016. Поскольку до указанного срока объяснения не поступили, был составлен соответствующий акт № 4 [п. 8 приложения].
По мнению комиссии, кладовщик Мухин А.М. не исполнил своих обязанностей по обеспечению сохранности переданных ему товарно-материальных ценностей и допустил возникновение прямого действительного ущерба ООО «Раунд» в размере 25 тыс. руб. 00 коп. (двадцать пять рублей 00 коп.).
Комиссия не обнаружила обстоятельства, исключающие полную материальную ответственность работников за недостачу вверенных им ценностей. При этом Мухина А.М. не доказал отсутствие своей вины в недостаче.
Вывод комиссии: Рекомендации комиссии: привлечь Мухина А.М. к дисциплинарной ответственности и объявить кладовщику Мухину А.М. выговор за неисполнение должностной инструкции; привлечь Мухина А.М. к материальной ответственности и взыскать с Мухина А.М. ущерб в размере 25 тыс. руб. 00 коп. (двадцать пять рублей 00 коп.).
Приложение:
1) Копия инвентаризационной описи от 02.08.2016 № 1.
2) Копия сличительной описи от 02.08.2016 №3.
3) Копия приказа от 01.04.2015 № 45.
4) Копия договора о материальной ответственности от 01.04.2015 № 15.
5) Копия акта передачи товарно-материальных ценностей от 01.04.2015 № 7.
6) Копия должностной инструкции кладовщика от 21.01.2015.
7) Требования о предоставлении объяснения от 15.08.2016 № 4.
8) Акт об отсутствии объяснений от 18.0.2016 № 4.
Председатель: Павлова А.К. Павлова
Члены комиссии: Федоров Ю.А. Федоров
Коев Д.А. Коев
Зуев А.С. Зуев.
С актом ознакомлены: Мухин Мухин А.М. 18.08.2016
Шаг 5. Принимаем решение о привлечении к ответственности
Руководителю осталось только принять решение — привлекать или не привлекать работника к ответственности (ст. 240 ТК РФ).
Процедура принятия решения в ТК РФ не прописана. Руководитель принимает решение, исходя из собственного восприятия доказанности виновности/невиновности работника, степени его вины, личности работника.
Если руководитель компании принял решение о привлечении к мат. ответственности, то такое решение обязательно должно быть оформлено приказом. В этом в приказе сначала следует указать о решении привлечь работка к мат. ответственности, а следующим пунктом указать на решение взыскать причиненный материальный ущерб. Такой приказ может быть сделан не позднее 1 месяца со дня установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК КРФ).
Пример приказа о привлечении к ответственности
Общество с ограниченной ответственностью «Раунд»
ПРИКАЗ
21.08.2016 №74 Москва
О привлечении к материальной ответственности и взыскании суммы причиненного ущерба
В связи с причинением кладовщиком Мухиным А.М. ущерба имуществу ООО «Раунд», выразившегося в необеспечении сохранности имущества в сумме 25 000 рублей, на основании Акта о проведении служебной проверки № 2 от 18.08.2016, согласно ст. 248 Трудового кодекса РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Привлечь кладовщика Мухина Антона Михайловича к материальной ответственности в размере 25 000 рублей.
Предложить Мухину А.М. возместить ущерб, указанный в п.1 настоящего приказа в добровольном порядке в срок до 18 часов 00 минут 24.08.2016.
При отсутствии возмещения ущерба Мухиным А.М. в указанный срок, главному бухгалтеру Федорову Ю.А. произвести удержание указанной в п.1 настоящего приказа суммы из заработной платы Мухина А.М., начиная с текущего месяца с учетом требований ст. 138 ТК РФ.
Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Жеребков Жеребков В.В.
Федоров Ю.А. Федоров 10.08.2016
Мухин А.М. Мухин 21.08.2016
Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись.
Если работник откажется знакомиться с приказом о привлечении, то следует составить соответствующий акт.
Пример акта об отказе от ознакомлен с приказом о привлечении к ответственности.
Обществ ос ограниченной ответственностью «Наш мир»
Акт
об отказе от ознакомления с документом
г. Москва 21.08.2016
Мною,
директор по персоналу А.К. Павловой,
В присутствии
главного бухгалтера Ю.А. Федорова;
юрисконсульта Д.А. Коева,
составлен настоящий акт о нижеследующем:
Мухину А.М. был предложен для ознакомления приказ № 74 от 21.08.2016 «О привлечении к материальной ответственности и взыскании суммы причиненного ущерба»
Вариант 1. Мухин А.М. от ознакомления с приказом отказался. Документ были зачитаны Мухину А.М. вслух директором по персоналу А.К. Павловой. Мухин А.М. от росписи об ознакомления с указанными документами отказался.
Вариант 2. С приказом № 74 от 21.08.2016 Мухин А.М. ознакомился, но от росписи об ознакомления с указанным документом отказался.
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
Директор по персоналу Павлова А.К. Павлова 21.08.2016
Главный бухгалтер Федоров Ю.А. Федоров 21.08.2016
Юрисконсульта Коев Д.А. Коев 21.08.2016
Шаг 6. Взыскиваем ущерб
Определим, какие случаи возможны при взыскании ущерба с работника, и какой будет порядок действий в зависимости от ситуации.
1 Работник согласен возместитель ущерб как при полной мат. ответственности, так и при ограниченной (то есть в размере среднего месячного заработка)
Если работник согласился добровольно в любом размере, он может внести в деньги в кассу или перечислит на счет компании. Иногда работники обращаются к работодателю с просьбой взыскать суммы ущерба из своей заработной платы.
2 Работник не согласен возместить ущерб в размере среднего месячного заработка и срок взыскания не истек
Если месячный срок взыскания не истек, и сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка, то работодатель может взыскать сумму ущерба с работника самостоятельно (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В таком случае в приказе о взыскании следует дать поручение главному бухгалтеру удержать ущерб из зарплаты работника
3 Работник не согласен возместить ущерб в размере среднего месячного заработка и срок взыскания истек
В случае, если сумма ущерба больше среднего заработка или если сумма, хотя и меньше среднего заработка, но срок взыскания (1 месяц) истек, то работодатель может взыскать ущерб только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ) в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ)
4 Работник не согласен возместить вред при ущербе свыше среднего месячного заработка
В любом случае стоит предложить работнику добровольно возместить причиненный ущерб. Обязанность сделать такой предложение законодательством не предусмотрена, но направление работнику такого предложения поможет в суде доказать, что компания предпринимала усилия для разрешения конфликта путем переговоров. Кроме того, вручение данного документа поможет организации понять, готов ли работник возместить ущерб добровольно или следует переходить к принудительному взысканию
Пример предложения о возмещении ущерба
Обществ ос ограниченной ответственностью «Раунд»
Мухину Антону Михайловичу
Уведомление о возможности возместить причиненный ущерб в добровольном порядке от 21.08. 2016
Уважаемый Антон Михайлович!
В результате проведенной служебной проверки по факту наличия недостачи на складе готовой продукции было выявлено причинение Вами ущерба ООО «Раунд» (далее – «Компании») на сумму 25 000 рубля.
Согласно ч. 4 ст. 248 Трудового кодекса РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. В связи с этим предлагаем Вам в срок до 18 часов 24.08.2016 добровольно возместить причиненный Компании ущерб в сумме 25 000 рублей путем внесения денежных средств в кассу или перечисления денежной суммы по реквизитам (прилагаются) или иным способом, согласованным генеральным директором.
Обращаем Ваше внимание, что согласно ч. 4 ст. 248 Трудового кодекса Российской Федерации по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.
Компания готова рассмотреть возможность возмещение Вами ущерба с рассрочкой платежа. Данный вопрос Вы можете обсудить с генеральным директором, предварительно записавшись на прием у секретаря.
В случае Вашего отказа от возмещения ущерба или отсутствие ответа в срок до 24.08.2016 года Компания оставляет за собой право предпринять предусмотренные законодательством меры для защиты своих интересов в установленном порядке.
Приложение: Сведения о платежных реквизитах компании — 1 лист.
Генеральный директор Жеребков Жеребков В.В.
Экземпляр уребования получил:
Мухин А.М. Мухин 21.08.2016
Последствия вручения предложения о возмещении ущерба также следует зафиксировать. Если ущерб будет возмещен внесением денежных средств в кассу или на счет, то подтверждением этому станут кассовые или платежные документы. Также работник может обратиться с заявлением о перечислении денежных средств на счет работодателя из его заработной платы.
В случае, если работник проигнорировал предложение работодателя, то стоит также зафиксировать этот факт актом.
Пример акта от отсутствия добровольного возмещения причиненного работником ущерба
Обществ ос ограниченной ответственностью «Наш мир»
Акт
об отсутствии возмещения причиненного ущерба
Мухиным А.М.
г. Москва 25.08.2015
Мною,
директор по персоналу А.К. Павловой,
В присутствии
главного бухгалтера Ю.А. Федорова;
юрисконсульта Д.А. Коева,
составлен настоящий акт нижеследующем:
Мухину А.М. 21.08.2016 было вручено уведомление о возможности добровольно возместить причиненный ООО «Наш мир» ущерб в сумме 25 000 рублей.
Мухину А.М. 21.08.2016 был ознакомлен с уведомлением о возможности добровольно возместить причиненный ООО «Наш мир» ущерб в сумме 25 000 рублей.
Мухин А.М. до настоящего момента ущерб, причиненный ООО «Наш мир» не возместил. Предложений о возмещении ущерба с рассрочкой не заявлял.
Содержание данного акта подтверждаем:
Директор по персоналу Павлова А.К. Павлова 25.08.2015
Главного бухгалтера Федоров Ю.А. Федоров 25.08.2015
Юрисконсульта Коев Д.А. Коев 25.08.2015