Если кадровая политика организации - это «экономия на издержках», которой соответствует значительная текучесть персонала, в особенности рабочих, то и кадровое делопроизводство, оформляющее управление персоналом должно быть соответствующим. Цель организации кадрового делопроизводства в данном случае: соблюдать трудовое право при оформлении трудовых отношений при минимальных затратах. Затраты (зарплата работников отдела кадров), должны быть минимизированы. Именно такая цель была поставлена начальнику отдела кадров в ситуации, о которой пойдет речь.
1. Описание ситуации, сложившейся в компании.
В 2012 группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровое делопроизводство вели 3 работника отдела кадров (2 специалиста и начальник). Специальных документов, регламентирующих работу отдела, не составлялось, использовались устные договоренности. Учет вели в стандартной программе 1С. Работали с каждым работником персонально, заявления работники приносили непосредственно в отдел кадров. Прием и увольнение проводились в помещении отдела кадров. Работник проходил в отдел кадров, садился к свободному специалисту и ожидал, пока специалист скопирует его документы, введет его данные в 1С, распечатает его документы, подписывался в документах, знакомился с локальными нормативными актами, расписывался за них.
В связи с получением организацией заказа в начале 2013 года, отдел подбора в течение полугода обеспечил приток работников, численность выросла до 3000 человек. Состав работников следующий: 100 человек административно-управленческого персонала, 2900 - охранники и контролеры (рабочий персонал). Текучесть среди рабочего персонала составляет 10%. В организации применяется вахтовый метод работы, каждые две недели происходит «перевахтовка», то есть массовые увольнения работников, отработавших вахту и нежелающих работать дальше; и массовый прием работников, приехавших на работу. В день приходиться оформлять до 50 увольнений и до 50 приемов. Нагрузка в обычные дни 10-15 приемов и 10-15 увольнений. Кроме оформления увольнений (до 300 в месяц) и приемов (до 300 в месяц), в функции отдела входит оформление отпусков на сотрудников (до 200 отпусков в месяц), оформление запрашиваемых работниками справок с места работы и копий трудовых книжек (до 100 документов), организация оформления в банке зарплатных карт (до 300 в месяц), перемещения сотрудников с одного объекта охраны на другой (до 500 в месяц), оформление около 80 новых трудовых книжек ежемесячно. Сбор сведений для руководства: инструменты подбора (откуда кандидат узнал о вакансии), причины увольнения, отчеты о численности, о приеме и увольнении (ежедневные, еженедельные, ежемесячные).
Отдел кадров взаимодействует со службой охраны (подразделение, осуществляющее непосредственно охрану объектов, имеющее структуру: Начальник управления охраны - заместители начальника - начальники направлений - старшие смены - охранники/контролеры) и с бухгалтерией. Порядок работы сохранился прежний: отсутствие регламентов, учет в стандартной программе 1С, работа персонально с каждым работником. Заявления работников из управления охраны передавались без фиксирующих документов, терялись, не было возможности проверить, предавались ли документы. Часто рабочие сами заходили в отдел кадров и передавали свои заявления без какой-либо фиксации. В бухгалтерию документы сдавались в формате и сроки на усмотрение работников отдела кадров, без фиксации передачи.
Несмотря на то, что в отдел кадров были приняты 3 человека (теперь стало 5 специалистов и начальник отдел кадров), было очевидно, что отдел с работой не справляется. Это проявлялось в следующем:
В дни перевахтовки работники оставались на работе до 22 часов, в обычные дни до 20 часов, регулярно выплачивались сверхурочные за задержку на работе. Никто не ходил в отпуск последние полгода, так как не было возможности. Повысилась текучесть работников отдела кадров: за последние полгода поменялось 3 человека. Жалобы со стороны бухгалтерии высказывались ежедневно, ошибки в документах (бумажных или электронных) составляли 18-20%, нарушение сроков предоставления документов 20-25% (приказы об отпусках, об увольнениях, документы на изготовление банковских карт). Появились жалобы со стороны службы охраны: на долгое оформление сотрудников, не задержку по исполнениям запросов, на потерю поданных заявлений, несвоевременное оформление отпусков, справок. Участились конфликты между работниками отдела кадров и бухгалтерии и службы охраны, а также конфликты между работниками отдела кадров. Начались обращения работников организации, как настоящих, так и бывших в трудинспекцию и в суд на некачественно и не в срок оформленные документы. Начальник отдела кадров ставил вопрос перед генеральным директором о приеме еще 3-4 человек в отдел кадров для нормализации работы. Однако бюджет компании не позволил это сделать. Начальник отдела кадров уволился, посчитав, что наладить работу с данными ресурсами невозвожно.
2. Реорганизация кадрового делопроизводства в компании
Новому начальнику отдела кадров был поставлена цель: наладить работу отдела без увеличения численности бюджета заработной платы работников отдела. Задачи следующие:
Добиться отсутствия жалоб со стороны службы охраны и бухгалтерии;
Добиться оформления документов в установленные законодательством сроки;
Добиться отсутствия жалоб работников руководству и проверяющим органам по поводу оформления кадровых документов.
Новый начальник отдела кадров, в течение 2 недели (межвахтовый период и перевахтовка) попросил работников работать, как они работали, с целью изучения обстановки. Увидев все изложенные выше проблемы, и учитывая требование руководства не увеличивать численность отдела кадров, начальник отдела кадров выбрал интенсивный путь - максимальное снижение времени обработки документов за счет снижения непродуктивных затрат времени.
Были разработаны следующие тактические приемы:
поточное делопроизводство;
работа с непосредственным руководителем, а не с работником;
регламентирование деятельности отдела кадров;
максимальная автоматизация в программе 1С.
2.1. Принцип: Поточное кадровое делопроизводство.
Одно дело сварить кашу на семью, а другое дело – на роту солдат, подходы иные. Одно дело вести кадровое делопроизводство на компанию 100 человек с текучестью 10% в год, и совсем другое, когда в компании 3000 человек с текучестью 10% в месяц. Сущность поточного кадрового делопроизводства в оформлении документов как на конвейере, потоком. Специалист оформляет не одно увольнение, а потом один прием, а обрабатывает большое количество однотипных документов в данный период времени. При этом специалист выполняет много однородных операций подряд, сосредотачиваясь на них и не отвлекаясь на посторонние вопросы. Начальник отдела кадров, наблюдая за работой подчинённых, отмечал непродуктивную потерю времени, как это делают на конвейере, чтобы сократить простои и увеличить эффективность использования рабочего времени. Выявились проблемы, которые снижали эффективность использования времени, были приняты меры для устранения этих проблем, изложенные в Таблице 1.
Таблица 1. Мероприятия для внедрения принципа «Поточное делопроизводство»
Проблемы Мероприятия для решения проблем
Одновременно в отделе принимались или увольнялись 6 человек, было шумно, специалисты ошибались при введении персональных данных, что вызывало недовольство бухгалтерии. Вахтовые рабочие - категория специфическая, не все успевают принять душ после поезда, не все приятны в общении. При оформлении до 100 человек в день таких работников быстро наступало выгорание сотрудников отдела кадров. Работники ожидают в фойе и в отдел кадров не заходят. Работники отдела кадров выходят каждый полчаса в межвахтовый период и каждые 15 минут в дни перевахтвовки и собирают документы на прием и увольнение. Отвечают на вопросы. Для этого были размещены предупреждающие плакаты «Ожидайте в коридоре, к Вам выйдут». Предупреждены дежурные по этажу, начальники службы охраны. Работники, несмотря на все, старавшиеся пройти в кабинет, строго останавливались теми же фразами: «Ожидайте в коридоре, к Вам выйдут». При готовности документов специалисты отдела кадров выходят к работникам, подписывают у них документы, отдают документы работникам.
Работники отдела кадров отвлекались от ввода данных, делая каждый работу, не требующую квалификации - сбор и копирование документов. Уменьшалась точность ввода данных, поступали жалобы бухгалтерии. В межвахтовый дни за документами работников выходили свободные специалисты по очереди. В дни перевахтовки назначался дежурный, который только собирал документы и копировал все необходимые документы. Другие работники этим уже не занимались, сосредоточившись на вводе данных. В задачи дежурного входило проверить заполнение кандидатом анкеты, наличие необходимых документов, все документы переносятся в отдельный пакет, и все собранные пакеты (8-10 штук) приносятся в кабинет, дежурный делает копии документов, необходимые для личных дел и раздает специалистам. При увольнении - проверка оформления заявления, уточнение наличия зарплатной карты, оформление обходного листа.
Трудовые книжки и личные дела были расставлены в беспорядке, уволенные и не получившие вместе с работающими и т.д., что усложняло поиск личных дел. Часто личные дела стояли в коробках неделями, неразобранные по буквам фамилии. Был наведен порядок в хранении трудовых книжках. Трудовые книжки разложены по организациям, по начальным буквам внутри организации. Специально выбраны трудовые книжки уволенных (и не получивших) и отсутствующих работников, чтобы они не утруждали поиск. Введён порядок - отдельное хранение личных дел работающих, уволенных и отсутствующих работников, все разложены по буквам фамилии и по организациям. Ввели правило - разложить трудовые книжки и личные дела не позднее, чем через неделю после оформления работников.
Шкафы с трудовыми книжками находились в соседнем помещении. Шкафы с личными делами были расставлены только по организациям (и работающие, и уволенные). Была переставлена мебель: шкафы с трудовыми книжками и используемыми личными делами переставлены в кабинет, где находятся специалисты. Личные дела отсутствующих и уволенных убраны в соседнее помещение (архивное). Это позволило сократить передвижение по помещениям и поиск документов конкретного работника.
Трудовые договоры при оформлении собирались и подписывались на следующий день у руководителя, потом раздавались непосредственным руководителям для подписания у работников и передачи работникам экземпляра. Экземпляр организации должен быть возвращен. Часто договоры терялись - не поступали к работникам, что вызывало их недовольство, или не поступали в отдел кадров, что является нарушением кадрового делопроизводства. Было решено выдать доверенность на подписание трудовых договоров заместителю руководителя, который в дни перевахтовки постоянно находился в своём кабинете и мог подписывать трудовые договоры. В эти дни специалисты отдела кадров беспрепятственно заходили к заместителю в течение всего дня, подписывали договоры и отдавали работникам их экземпляр, прекратились жалобы работников на отсутствие договоров и все экземпляры договоров для организации были в наличии.
Процесс с заполнения т рудовых книжек (до 300 в месяц), трудоемок, так как не допускает исправлений, требует внимания и сосредоточенности. Учитывая, что в большинство трудовых книжек делает стандартные записи, были сделаны штампы наименования всех организаций холдинга, штампы "Трудовой договор расторгнут...", "Принят на должность охранника", "Принят на должность контролера, "Копия верна. Генеральный директор Иванов А.А.", "Работает по настоящее время".
Заявления на отпуск (не в соответствии с графиком) и справки поступали каждый день. После оформления непосредственные руководители приходили выяснять, оформлены ли отпуска, предъявляли претензии по несвоевременному оформлению отпусков. Было решено собирать заявления на отпуск и справки в строго определённые даты - два раза в месяц с 01 по 06 и с 15 по 21 число, отпуска накапливались, передавались в отдел кадров и оформлялись в строго определённое время согласно графику работы отдела. В иное время заявления не принимались. После оформления всех отпусков формировался отчет, которой поступал в службу охраны для согласования. После согласования отчета претензии по оформления отпусков не принимались.
Заявления оформлялись работниками на листах бумаги. Рабочему персоналу трудно оформить письменные заявления. Заявления оформлялись неверно, медленно. Были разработаны бланки заявлений в отдел кадров, которые требовал проставления лишь фактических данных и подписи работника. Ускорился процесс оформления заявлений работников.
Использовалась единая анкета для приема на работу для рабочих, и для работников управленческого персонал (опыт предыдущей работы, образование, и т.д.). Направление на работу и согласие на обработку персональных данных заполнялось на отдельных листах, рабочие путались, документы терялись. Анкета была переделана, в анкете для рабочих была оставлена только самая необходимая информация для заполнения, что позволило ускорить процедуру заполнения рабочими. Направление на работу от службы охраны и согласие на обработку персональных данных были включены в анкету. Один документ вызывал меньше недоумения у рабочего персонала.
Информацию об инструментах подбора ("Откуда Вы узнали о работе"), работника специалисты отдела кадров спрашивали устно. Часто рабочий затруднялся в объяснении, специалисты забывали об информации. В анкеты для рабочих был введен раздел "Откуда узнали о работе", в котором был перечень источников информации, рабочему нужно было только отметить нужный. Специалист отдела кадров при внесении данных опирался на документ, а не на устное сообщение.
Внедренные новшества необходимо было донести до непосредственных руководителей службы охраны. Проводиться регулярная учеба (еженедельно) непосредственных руководителей по срокам и форме подачи документов (еженедельно), консультирования обращавшихся непосредственных руководителей в индивидуальном порядке.
2. Принцип: Работа с непосредственным руководителем, а не с работником.
От личного подхода к каждому рабочему пришлось отказаться произошёл переход к концепции «работа с непосредственными руководителями». Непосредственными руководителями были Старшие смены и начальники направлений охраны. С рабочим персоналом работники отдела кадров контактировали только при приеме и увольнении. Этот принцип был согласован с руководством службы охраны, так как требовалось их содействие. Для реализации этого принципа проводились мероприятия, изложенные в таблице 2.
Таблица 2. Мероприятия для внедрения принципа «Работа с руководителями»
Проблемы Мероприятия для решения проблем
При приёме на работу работники после оформления не знали, на какой объект следовать, задавали вопросы работникам отдела кадров Выдача работникам бланков памяток с краткими инструкциями по запросу на оформление документов. На памятках непосредственные руководители указывали адрес объекта, на который следовал работник, свою ФИО и телефон
Работники часто сами приносили в отдел кадров заявления Документы от службы охраны принимались без фиксации, сроки были неустановленные. Не было возможность проверить передачи документов. Все документы на оформление от непосредственных руководителей стали приниматься по специальному реестру, в котором были разделы. В этот реестр руководители вписывали ФИО подавшего и расписывались, реестр формировался каждый день и на следующий день в строго утром в 9:00 заместитель начальника приносил реестр и документы и передавал под роспись начальнику отдела кадров. Теперь каждый желающий мог найти запись о конкретном заявлении.
Ранее приказы на отпуск, справки и документы для подписания или выдачи работникам забирали работники или их непосредственные руководители в хаотическом порядке. Закупили лотки по количеству направлений и разместили лотки в виде этажерки в помещении службы охраны. Сотрудники отдела кадров раскладывали оформленные документы на подпись работникам или для выдачи в данные лотки, а руководители управления охраны брали их из лотков в удобное для себя время, не беспокоя работников отдела кадров.
Рабочий персонал задавал вопросы по существу работы, по оформлению отпусков, по увольнению, по оплате труда, по получении справок и т.д. Работники отдела кадров тратили время на консультирование работников лично и по телефону Все вопросы, с которыми ранее они обращались в отдел кадров теперь стала зоной ответственностью непосредственных руководителей. Рабочие без ответов на вопросы перенаправлялись в помещение службы охраны, были вывешены соответствующие объявления, работникам отдела кадров было запрещено давать какие- либо разъяснения. Также это касалось и телефонных звонков.
2.3. Принцип: Регламентирование деятельности отдела кадров.
Совместно остальными был принят в работу принцип регламентации работы отдела кадров и строго нормативного оформления взаимоотношений между бухгалтерией и отделом кадров; службой охраны и отделом кадров. Это потребовало разработки и внедрение ряда корпоративных регламентов. После изучения особенностей взаимодействия отделов начальником отдела кадров был предложены Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны, Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров, в которых строго описывались сроки предоставления документов. Также был разработан стандарт кадрового документооборота с образцами оформления документов, устанавливающий стандарт качества оформляемых документов. Также был составлен график работы отдела, задающей ритм работы, в котором наглядно был изображены периоды работы над теми или иными документами. Также была подготовлена пошаговая и инструкция работы в программе 1С по основным процедурам оформления именно в той модификации программы, которая была достигнута в данной организации. Кроме того, был составлен перечень отчетов отдела кадров с указанием ответственных лиц, что устранило неопределённость в ответственности за ту или иную отчётность. Также была составлена схемы основных бизнес-процессов в оформлении трудовых отношений (увольнение, прием, кадровые перемещения, отпуска), где отражалась последовательность работы всех отделов, принимающих участие в этих процессах. Приведем перечень подготовленных нормативных актов:
Корпоративный стандарт кадрового делопроизводства
График работы отдела кадров
Регламент взаимодействия со службой охраны
Регламент взаимодействия с бухгалтерией
Перечень отчётности
Инструкция по работе с программой 1С
Описание бизнес-процессов оформления трудовых отношений
Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и с руководством.
2.3. Принцип: Максимальная автоматизация.
Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе 1С, с целью снижения оформления документов в программе WORD и тем более рукописного оформления. В процессе определения моментов, необходимых для автоматизации, принимал участие весь отдел. Работники с удовольствием предлагали: «А давайте автоматизируем еще и это!» Эта часть требовала определённых материальных затрат. В штате организации имелся программист 1С. Для привлечения его к данному проекту руководство попросило определить количество часов отвлечения специалиста, чтобы рассчитать затраты, которые необходимо будет понести. План автоматизации и количество необходимых часов работы были разработаны совместно с программистом 1С. Перечень автоматизируемых задач и продолжительность работы над ними изложена в Таблице 3.
Таблица 3. Автоматизация в 1С
Перечень автоматизированных задач Какие проблемы решаются автоматизацией Время, часов
1 Прикреплена формы трудовых договоров с возможностью выгрузки договора с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый метод или сменный режим) с возможностью выбора категории работников: Охранник вахта, Охранник смена, Контролер вахта, Контролер смена, Специалисты и руководители, с выбором параметра основанная/сменная работа. В организации утверждены образцы трудовых договоров для каждой категории работников, текст которых учитывает специфику работы. Выгрузка готовых трудовых договоров из 1С позволяет исключить ошибки при заполнении трудовых договоров, сокращает время оформления приемов. 8
2 Прикреплена в 1С форму «Опись документов» в документ «Прием на работу в организацию». Форма содержит: наименование организации, ФИО, перечень документов в личном деле работника. Избавляет от ручного заполнения описи личного дела, ускоряет оформление приема. 2
3 Прикреплена форма «Справка с места работы» к справочнику "Сотрудник организации". Форма содержит: фирменный бланк организации, ФИО, должность работника, даты приема (для работающего), и увольнения (для уволенного), номера и даты приказа о приеме (увольнении). Избавляет от ручного запыления справок, ускоряет работу по подготовке документов. 2
4 Прикреплена форма "Приемная записка" к приказу о приеме. Записка требуется в связи с необходимостью оформления в других отделах. Содержит сведения: ФИО, организация, должность, сведения о трудовой книжке (необходима для лицензионного отдела), перечень отметок отделов. Заведен специальный реестр для внесения данных о трудовой книжке. Избавляет от ручного запыления приемной записки, ускоряет работу по подготовке документов. 4
5 Прикреплена форма "Заявление об удержание за трудовую книжку" к приказу о приеме. Форма содержит ФИО сотрудника, текст заявления. Так как приходиться оформлять большое количество новых трудовых книжек, была прикреплена эта форма. Избавляет от ручного заполнения заявлений, сокращает время оформления приема. 2
6 Прикреплены формы "Дополнительное соглашение" (2 формы - изменение должности, изменение заработной платы) к кадровому перемещению в документе «Кадровое перемещение организаций». Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление переводов и перемещений. 2
7 Прикреплена форма к приказу о приеме "Обложка трудовой книжки". В отчете выбирается три работника, на печать выводятся посередине листа ФИО работника и разделительные линии для разрезания. Распечатывается и одевается на трудовые книжки. Так как приходиться оформлять большое количество новых трудовых книжек, была прикреплена эта форма. Избавляет от ручного заполнения заявлений, сокращает время оформления приема. 3
8 Прикреплена форма к приказу о приеме "Форма журнала трудовых книжек". Форма содержит наименование столбцов согласно журналу учета трудовых книжек, разлинована соответствующим образом, размеры строк и столбцов скорректированы под формат журнал, выгружаются: ФИО, должность, дата приема, номере трудовой книжки. Распечатывается и подклеивается в журнал. Избавляет от ручного заполнения журнала, ускоряет оформление приема. 3
9 Прикреплена форма "Доверенность на получение карты" к приказу на прием. Форма содержит: данные доверенного лица (специалист отдела кадров - выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и предоставляется в банк для получения карт. Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление зарплатных карт сотрудникам. 3
10 Выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты). Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление зарплатных карт сотрудникам. 8
11 Разработан специальный отчет для сбора статистики по причинам увольнения: При увольнении работника заполняется поле путем выбора причины увольнения: Условия труда/Отношения в коллективе/Заработная плата/По инициативе работодателя. Отчет формируется в виде: ФИО, направление, причина увольнения. Облегчился сбор статистических данных, достаточно только спросить у работника и выбрать причину из перечня. Позволяет сделать выборку по любому подразделению по желанию руководителя. 4
12 Разработан специальный отчет для сбора статистики по инструментам подбора: СМИ/Интернет/Знакомые Акция "Приведи друга"/Агентства/Работал и вернулся). Отчет формируется в виде: ФИО, направление, инструмент подбора. Облегчился сбор статистических данных, достаточно только спросить у работника и выбрать причину из перечня. Позволяет сделать выборку по любому подразделению по желанию руководителя. 4
13 Отчет по акции «Приведи друга» по форме: № п/п/ФИО премируемого сотрудника/ФИО привлеченного сотрудника. Формируется: при выборе инструмента подбора "Акция" имеется дополнительное поле - Выбор рекомендовавшего сотрудника из списка. Облегчает сбор статистических данных. Избавляет от ручного запыления списка сотрудников для премирования по акции "Приведи друга". 4
14 Автоматизация компенсации отпусков: При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Под половиной месяца понимается период равный 15 дням. Программа 1С данные положения не учитывала, что вызывало возврат документов из бухгалтерии и ручной пересчет компенсации. Сократился возврат документов, ускоряет оформление увольнения. 5
15 Добавлен Вид отпуска- "Дополнительные отпуска", дни - проставляются вручную, оплата по среднему заработку. В связи с тем, что имеется филиал в местности с дополнительным отпуском, а также встречаются работники, имеющие право на дополнительный отпуск (льготы в связи с ликвидацией Чернобыльской аварии, льготы родителям с ребёнком-инвалидом и т.д.) была внесена доп. автоматизация. Избавляет от ручного оформления таких отпусков. 3
16 При приеме сотрудника адрес по регистрации автоматически заносится в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес, вноситься вручную. Избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет прием на работу. 1
17 В Списках приказов на прием, приказов на увольнение, приказов на отпуск, приказов на кадровое перемещение добавлен столбец "Направление", в столбце "ФИО"- отражается Фамилия Имя Отчество. Так как в организации много подразделений (именуемых "Направлениями") для ведения статистического учета и подготовки отчета необходимо знать направления, на которых принимаются работники. Эта автоматизация исключает ручной поиск сотрудников по направлениям и ускоряет сбор статистических данных. 3
18 В документе на оформление табеля автоматически проставляется реквизит: руководитель, ответственное лицо (при выборе из списка). Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление увольнения. 1
19 Список локальных актов, с которыми знакомиться работник, включен в форму трудового договора с дополнительным реквизитом "Подпись", отдельным листом ознакомления или журналом ознакомление не оформляется. Избавляет от оформления дополнительного документа либо журнала, ускоряет оформление приема. 2
20 С Во вкладку "Сотрудник" добавлена вкладка «Параметры», в которую добавлен флаг «Особый» и его описание, флаг "Отсутствующий" и его описание. Те сотрудники, у которых стоит флаг "особый", выделяются в списке синим цветом, у которых флаг "отсутствующий" - красным цветом. Так как среди рабочего персонала достаточно сотрудников, покидающих свое рабочее место без оформления увольнение, налажен их учет, они выделяются светом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочего персонала имеются сотрудники, на которых надо обратить особое внимание (беременные женщины, осужденные работники, инвалиды и т.д.), они выделены цветом, это помогает учитывать их особенности. 3
21 Заведен специальный справочник тарифов, для каждого объекта соответствующий тариф, назначение на тариф производиться выбором соответствующего объекта. Для исключения ручного проставления тарифной ставки, заведен подобный справочник тарифов, исключает ошибку при назначении тарифа, ускоряет оформление приема.
22 Организована Проверка на ошибки при введение данных. При выборе "Сформировать отчет о проверке" выдается таблица с указанием неверно запалённых полей (лишние пробелы, неправильное количество цифр, лишние знаки). Организована проверка на отсутствие тарифной ставки. Если тарифная ставка человеку не назначена - программа сообщает. Большое количество документов повышает вероятность ошибки, для снижения влияния "человеческого фактора" введены эти специальные проверки. 4
23 Организовано сообщение о вводе человека с одинаковым ФИО. При вводе персональных данных такого человека, программа предлагает проверить - это уже имеющийся работник или новый человек с идентичным ФИО. При большом количестве сотрудников, возрастает вероятность появление однофамильцев и тезок, для исключения ошибок введена специальная проверка. 3
24 Организован запрет на использование одного и того же табельного номера (что позволяла стандартная программа) при одновременной работе 6 человек в одной и той же базе. При работе в программе одновременно 5 человек, один и тот же табельный номер назначался нескольким человекам, что вызывало жалобы со стороны бухгалтерии, так как невозможно было идентифицировать работника. Теперь ошибка исключена. 4
Итого часов работы по дополнительной автоматизации 78
Расходы на внедрение автоматизации составили 150 000 у.е. (заработная плата программиста) /168 (количество рабочих часов в месяце) х78 = 69640 у.е.
Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров после внедрения всех мероприятий составила: 72 часа (задерживались по 3 работника по три раза в неделю на 2 часа на протяжении месяца) х (42000 у.е. (заработная плата специалиста отдела кадров) /168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 000 у.е. в месяц. Таким образом затраты окупились уже через 4 месяца.
Внедрение мероприятий заняло полгода, все 4 принципа внедрялись параллельно.
Результаты реорганизации кадрового делопроизводства.
В результате проведенных мероприятий практически исчезли жалобы со стороны службы охраны (не более 1 в месяц), 96% документов стали оформляться нужного качества, 98% в установленные сроки, что значительно снизило жалобы со стороны бухгалтерии (2-4 процента), прекратились жалобы работников в проверяющие органы (за последние полгода ни одной жалобы). По истечении полугода после внедрения мероприятий результаты остались стабильными, требуется только поддержание действия изложенных принципов.
Источник: lean-center.ru