Оформление приема работника на работу – один из самых важных моментов в жизни работника в вашей компании. От того, как в компании налажен этот процесс. зависят и первые впечатления работника и, возможно, его последующая работа. Но прежде всего, именно тщательное оформление приема на работу компании сможет значительно снизить правовые риски, связанные с трудовыми отношениями. Процедура, казалось бы известная. Но, во-первых, любая общая схема может быть дополнена множеством любопытных деталей. А с другой стороны – законодательство не стоит на месте, и время от времени преподносит сюрпризы. Предлагаем несколько советов по поводу снижения правовых рисков при оформлении сотрудников (российских граждан) на работу.
Совет 1. Тщательно проверьте документы работника
Ст. 65 ТК РФ предусматривает перечень документов, которые работник обязан предъявить пир приеме на работу. Проверьте наличие и содержание этих документов.
1) Паспорт
Этот документ предъявляют все без исключения граждане при устройстве на работу, потому что иметь его должен каждый (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). Не соглашайтесь, если работника предлагает копию паспорта и не готов продемонстрировать оригинал. Имеется риск того, что на работу может поступить лицо, сбежавшее из мест лишения свободы (согласно Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 паспорт таких граждан изымается). Если работник в данный момент меняет паспорт, то пусть покажет выданное ему временное удостоверение личности гражданина РФ (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).
2) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
Предъявление страхового свидетельства является обязательным для всех работников, кроме работников, принимаемых на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ) (кроме дистанционных работников - ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
При утрате работником страхового свидетельства работодатель должен получить для него соответствующий дубликат (ст. ст. 9, 15 Закона N 27-ФЗ). Это придется сделать, если работник уже работает в компании. Но если вы только принимаете работника, и он сообщает, что потерял или испортил свидетельство, имейте в виду, что компании придется заниматься восстановлением страхового свидетельств и для него. Поэтому можно предложить работнику самостоятельно пройти в ближайшее отделение ПФР и подать необходимому заявление. Расписка отделения ПФР (как правило, на ней указывается СНИЛС) подтвердит, что работодателю не о чем волноваться.
3) Трудовая книжка
Ст. 65 ТК РФ также указывает на обязанность работника предъявить трудовую книжку, кроме случаев, когда работник устраивается на работу впервые или поступает на работу на условиях совместительства.
Следует проверить, имеется ли запись об увольнении с предыдущего места работы. Это необходимо, чтобы в последствии не возникло проблем с оформлением последующих записей. Если запись об увольнении не внесена, не поставлена печать компании или подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, следует отправить работника к предыдущему работодателю для заполнения трудовой книжки.
Бывает так, что при приеме на работу работник сообщает об утере или порче трудовой книжки. В этом случае можно только оформить работнику новую трудовую книжку. Если работник хочет получить дубликат трудовой книжки, он должен обратиться к своему предыдущему работодателю (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
4) Документ воинского учета
Военнообязанные должны предъявлять военный билет либо приписное удостоверение (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).
А если работник не предъявляет такой документ? Работодатель не обязан и не вправе отказать работнику в приеме на работу только из-за того, что у него нет военного билета (см., например, Апелляционное определение от 14.08.2012 по делу N 33-1999/2012).
Если у работника отсутствует документ воинского учета, компания не обязана оказывать ему содействие в получении или замене такого документа. Но работодатель обязан разъяснять гражданам порядок исполнения обязанностей по воинскому учету. Поэтому укажите работнику о необходимости обратиться в военкомат для получения военного билета. И возьмите у него расписку том, что ему разъяснена его обязанность в получении документов воинского учета и он обязуется ее исполнить в ближайшее время (на случай проверок военкомата).
5) Документ об образовании или наличии специальных знаний
Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний обязаны предъявить те работники, которые поступают на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким документом может быть:
ст. 60 Федеральном закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ: диплом о среднем профессиональном образовании, дипломом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра.
ст. 60 Федеральном закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ: свидетельством о профессии рабочего.
ст. 328 ТК РФ: водительское удостоверение.
ст. 11.1 Закон РФ от 11.03.1992 N 2487-1: удостоверением частного охранника.
ст. 100 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ: сертификат специалиста.
Если требования к образованию законодательством не предусмотрено, то компания самостоятельно решает, какие требования предъявляются к квалификации работника на той или иной должности. Эти требования следует указать в должностной инструкции.
Нельзя:
Ст. 65 ТК РФ запрещает работодателю требовать документы, не предусмотренные законодательством. Например, иногда кадровики требуют предоставить свидетельство ИНН. Однако обязанности предоставлять такой документ у работника нет. Поэтому работодатель может попросить, но не требовать предоставления такого документа.
При отсутствии ИНН у работника обязанность работодателя по его оформлению, в отличие от оформления страхового свидетельства ПФР, отсутствует. Согласно п.16 Приказа Минфина от 5.11.2009 г. N 114н граждане получают ИНН при регистрации по месту жительства. Поэтому если работники заявляют, что не имеют ИНН, то, скорее всего, они просто не знают о нем. В таком случае кадровики могут уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России (nalog.ru).
Совет 2. Ознакомьте работника с локальными нормативными актами
Ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить работника с локальными нормативными актами под роспись до подписания трудового договора. Прежде всего, работника знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и коллективным договором (при наличии), с положением об оплате труда и другими локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника.
Например, если работник будет ездить в командировки, то его необходимо ознакомить с Положением о командировках, если у него будет разъездной характер работы - с Положением о разъездном характере работы. и так далее. Также необходимо ознакомить работника под роспись с его должностной инструкцией по охране труда. Роспись работника в ознакомлении с локальным нормативным актом может быть оформлена по-разному:
Роспись работника в специальном журнале ознакомления с локальными нормативными актами
Роспись на копии локального нормативного акта
Роспись на листе ознакомления с локальным нормативным актом
Роспись в трудовом договоре до его подписания
Любой из этих вариантов будет верным.
Совет 3. Заключите с работником трудовой договор
Основным документом, подтверждающим трудовые отношения, являете трудовой договор. Действующее законодательство не предусматривает оформление заявления о приеме на работу.
Трудовой договор оформляется в письменном виде на русском языке в двух экземплярах, при этом один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Поэтому обязательно включите в конце трудового договора строчку: «Экземпляр трудового договора получил (а), подпись, ФИО, дата».
Если по каким-то причинам компания не заключила с работником трудовой договор до начала работы, то это нужно сделать не позднее 3 рабочих дней со дня фактического начала работы (ст. 67 ТК РФ).
Трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ст. 57 ТК РФ). Привлеките юриста для разработки текста трудового договора, ведь его текст является предметом пристального внимания инспекторов труда. Вот только несколько примеров, когда инспектора труда сочли трудовые договоры оформленными ненадлежащим образом:
не указаны все обязательные сведения работника или работодателя
не указаны сроки выплаты заработной платы
не указаны основания срочности (для срочных договоров)
отсутствует пункт об условия труда со ссылкой на отчет спецоценки
отсутствует пункт об обязательном социальном страховании работника
не указано рабочее время, если он отличается от ПВТР (совместители, неполное время)
не указан конкретный размер заработной платы (постоянной части)
Совет 4. Оформите все кадровые документы
1) Приказ о приеме на работу
На основании трудового договора оформляется приказ о приеме работника на работу. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-1 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или по собственной форме, разработанной компанией (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Приказ должен соответствовать не только трудовому договору, но и штатному расписанию компании.
Если трудовой договор срочный, то в приказе необходимо проставить дату окончания трудового договора. Если работник принят вместо отсутствующего работника, то необходимо указать не только ФИО отсутствующего работника, но и причину отсутствия.
Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное по доверенности лицо. Работник знакомится с приказом под роспись.
2) Трудовая книжка
Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников. Исключений из этого правила немного (ст. 66 ТК РФ):
работник проработал мене 5 дней
работник – совместитель
дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ)
Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа о приеме на работу (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Не забудьте также внести запись в Книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
3) Личная карточка
Трудовым законодательством прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. Этот пункт невозможно будет выполнить без ведения личной карточки.
Кроме того, в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 говорится о том, что воинский учет призывников и военнообязанных работников в организациях осуществляется по личным карточкам.
Как правило, компании используют форму Т-2 (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) для ведения личной карточки. Но если компания решила разработать собственную форму, необходимо учесть, что раздел 2 о воинском учете следует сохранить в имеющемся виде, а также сохранить наличие раздела 3 для соответствующих росписей работника.
Совет 5. Проверьте, не требуется ли оформление дополнительных документов
- обязательство о неразглашении коммерческой тайны
В компании может быть установлен режим коммерческой тайны (Законом РФ N98-ФЗ от 29.07. 2004). В случае спора работодатель должен будет предоставить доказательства того, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну. На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны.
- согласие на обработку персональных данных
В силу ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), целесообразно оформить такое согласие письменно. В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
- сообщение о бывшем госслужащем
Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ). О приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего работодатель обязан письменно сообщить по последнему месту его службы (Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29). Но не о всяком служащем необходимо сообщать. Сообщать не требуется, если:
с момента увольнения гражданина с госслужбы до приема его на работу в организацию прошло более двух лет.
должность, которую занимал бывший госслужащий, не включена в специальный перечень (Указ Президента РФ от 18.05.2009 N 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 N 925).
- сообщение в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету
Работодатели направляют в 2-недельный срок в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету при поступлении их на работу (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях от 11.04.2008).
Совет 6. Обновите свои знания об ответственности за нарушения при приеме на работу
А если мы не соблюдаем все эти детали оформления на работу, что тогда? Тогда могут наступить следующие последствия:
№ Нарушение Санкции на руководителя Санкции на компанию Нормы закона
1 Не сделана запись в трудовую книжку, не оформлена личная карточка, не оформлен приказ о приеме на работу, не ознакомлен с ЛНА (Возможно применение санкции за каждое правонарушение) Штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей Штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей Ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ
2 Не оформлен или неправильно оформлен трудовой договор (Возможно применение санкции за каждый проверенный договор) Штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей Штраф в размере от 50 000 до 100 000 рублей Ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ
3 Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) Штраф в размере от 500 до 1 000 рублей 5 000 до 10 000 рублей Ст.13 КоАП
4 Не направлено сообщение в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету Штраф в размере от 300 до 1000 рублей Ч.3 ст. 21.4 КоАП
5 Не направлено уведомление о заключении трудового договора с бывшим госслужащем Штраф в размере от 20 000 до 50 000 рублей 100 000 до 500 000 рублей Ст. 19.29 КоАП РФ
Желаем вам, чтобы в вашей компании оформление приема на работу было безупречным!
Источник: lean-center.ru