Оплата труда персонала в любой компании является одной из существенных статей затрат. Поэтому планирование этой статьи затрат, а именно фонда оплаты труда - важная функция директора по персоналу, финансового директора или иного работника, на которого возложена эта обязанность. Особенно важной становится эта процедура в кризисные времена.
Рассмотрим поэтапно, что следует сделать директору по персоналу, чтобы подготовить бюджет ФОТ на следующий год.
Подготовительный. Директор по персоналу должен тщательно изучить при подготовке к бюджетированию регламент по составлению бюджета, утвержденный в организации. Если же регламент по бюджетированию отсутствует, необходимо обсудить с финансовым директором (главным бухгалтером), в каком формате необходимо предоставить бюджет и в какие сроки. Также директор по персоналу должен узнать, какие статьи затрат для планирована затрат по оплате труда приняты учетной политикой для целей управленческого учета данной организацией.
Обычно бюджет фонда оплаты труда формируется после формирования плана продаж и составления бюджета доходов. Также к моменту бюджетирования ФОТ должны быть готовы производственные планы на следующий год. Эти данные потребуются директору по персоналу, ведь на основе производственных планов формируется информация о кадровых потребностях различных подразделений.
Далее следует организовать сбор информации о потребностях подразделений в кадрах. Для этого можно приказом утвердить соответствующую форму, которую заполняют все без исключения подразделения в установленные сроки.
В наше время HR-директор при составлении бюджета просто обязан использовать бенчмарки — исследования рыночных показателей для сравнения с текущими показателями организации. Их можно заказать в консалтинговых компаниях либо найти в открытых источниках, а также на сайтах организаций, где финансовая отчётность открыто публикуется. Игнорировать изменения, происходящие на рынке труда, нельзя, иначе бюджет ФОТ не будет реальным.
Также директор по персоналу должен обратиться к статистике компании за прошлый и текущий годы, чтобы использовать ее при подготовке бюджета. Это могут быть: планируемые и фактические показатели, информацию о количестве неиспользованных отпусков на данный момент, средней зарплате, объеме выплат при увольнении, размере оплаты сверхурочной работы и работы в выходные и праздничные дни, количестве переходов из одного грейда в другой, изменениях зарплаты в рамках одного грейда и т.п.
На подготовительный этап следует запланировать время не менее 4 недель.
Основной этап представляет собой формирование таблицы в соответствующем формате, принятом в организации (часто также в определенной программе). Согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления и надбавки сотрудникам в денежной и/или натуральной формах - стимулирующие, компенсационные (связанные с режимом или условиями работы), премиальные, единовременные поощрительные. Поэтому в бюджет должны быть включены все эти выплаты, а также налог на доход физических лиц и страховые взносы.
Можно начать с формирования бюджета для работников с окладной или окладно-премиальной системой оплаты труда, чаще всего это работники бэк-офиса, обслуживающий персонал, отдела продаж. Для сотрудников с окладами достаточно сложить оклады, указанные в штатном расписании – получится зарплата работников конкретного отдела за месяц, при умножении на 12 – оплата за год.
Переменная часть оплаты труда составляется согласно Положению о премировании, рассчитывая максимальные показатели премирования (KPI). При учете максимального премирования сформируется бюджет по оптимистическому сценарию (при максимальном выполнения плана). Можно также сформировать пессимистический сценарий и средний, соответствующий среднему показателю плана продаж и плана производства. В зависимости от периодичности премирования – премия умножается на количество периодов.
Далее приступаем к формированию бюджета ФОТ основных и вспомогательных рабочих. Именно для этих расчетов пригодятся сведения о производственных планах. Как правило, оплата труда вспомогательных рабочих основывается на часовой или дневной тарифной ставки. Можно вычислить месячную тарифную ставку при отработке всего рабочего времени согласно производственному календарю. Зная плановое количество вспомогательных рабочих, можно определить плановый ФОТ. Для сотрудников с повременной системой оплаты - планируемая численность каждой категории умножается на количество рабочих часов в месяце и на часовую ставку (если расчет ведется в часах) или на дневную (если в рабочих днях/ сменах).
При наличии нескольких категорий вспомогательных рабочих с различными тарифными ставками – необходимо проделать данную процедуру в отношении всех категорий.
Оплата основных сдельных рабочих чаще всего определяется сдельными расценками. Зная план производства в натуральных единицах, можно определить сумму сдельной оплаты труда основным рабочим, при этом нет необходимости определять их численность, так как она варьируется в зависимости от загруженности производства. Для сотрудников со сдельной оплатой - сдельные расценки умножаются на планируемый объем работ. Если для расчета основных рабочих также используется тарифная ставка, их численность необходимо рассчитать совместно с производственными подразделениями организации в соответствии с трудоемкостью производимых работ.
Расчет страховых взносов. Фонд оплаты труда включает в себя также налог на доходы физических лиц и страховые взносы. Как правило, оплата труда включает в себя НДФЛ, одно выделение суммы НДФЛ в форме бюджета ФОТ обычно требуется финансовому отделу для планирования налоговой нагрузки. Расчет страховых взносов производится сверх заработной платы работников в соответствии с нормами, установленными законодательством.
Основной этап также потребует времени (вряд ли разумно планировать менее 3-4 недель).
При составлении бюджета также необходимо обратить внимание на следующее:
Проверьте, чтобы минимальный оклад не был ниже МРОТ, установленного для региона на следующий год.
Если для выполнения некоторых видов работ привлекаются сотрудники по гражданско-правовым договорам, отобразите их с пометкой «подряд» или другой, принятой в компании.
Если в компании будет проводиться сокращение численности персонала, то следует учесть все выплаты, предусмотренные законодательством, трудовыми и/или коллективными договорами.
С учетом собранной статистики следует прибавить суммы для выплаты надбавок, сверхурочных, оплаты работы в выходные дни и т. д., взяв среднюю сумму в месяц за предыдущий год.
Какие надбавки следует учесть:
выплаты по районным коэффициентам в отдаленных и северных местностях;
доплаты за работу в вечерние и ночные смены (при сменной работе);
доплаты за совмещение функций и профессий;
индивидуальные надбавки за профессиональное мастерство;
доплаты за работу во вредных или опасных условиях и на тяжелых работах;
оплата работы в выходные и праздничные дни;
оплата сверхурочной работы;
надбавка при вахтовом методе организации работ, при суммированном учете рабочего времени и в других случаях, установленных законодательством.
Обязательно нужно заложить резерв на повышение зарплаты. Эту сумму можно либо отнести к конкретному периоду, если известно, когда произойдет индексация, либо разбить ее равномерно по месяцам/ кварталам.
Составив плановый ФОТ на каждый месяц предстоящего года, необходимо произвести суммирование, чтобы определить годовой ФОТ.
После сведения всех данных в табличную форму, необходимо произвести проверку соответствия бюджета входящим данным (производственным планам, планам продаж, существующему штатному расписанию и кадровому плану, проведенному бенчмаркенгу и т.д.), проверить правильность технического заполнения формы.
Защита бюджета
Процедура защиты бюджета может быть различной. Иногда бюджет рассматривается и принимается непосредственно генеральным директором и финансовым директором, иногда рассмотрение происходит на специально сформированном бюджетном комитете, иногда бюджет рассматривает совет директоров.
В любом случае, директор по персоналу должен быть готов отстаивать сформированный им бюджет, опираясь на использованные при его составлении данные. HR-директор должен быть готов аргументировать кадровый план и бюджет по ФОТ, чтобы доказать, что он:
будет соответствовать стратегическим целям всей компании;
поможет реализовать операционные цели конкретных подразделений;
может быть реализован с учётом бюджетных ограничений, определенных акционерами.
Нередко бюджет, несмотря на усилия директора по персоналу, секвестрируется руководством. К этому также необходимо быть готовым. Скорее всего, это не говорит о неправильности составления бюджета ФОТ, а лишь о том, что при рассмотрении сводного бюджета выявились более приоритетные направления или руководство решило рассмотреть более пессимистичный сценарий.
Источник: lean-center.ru